SMS（ショートメール）と Goolgeフォームを併用した業務効率化とは
SMS（ショートメール）と Goolgeフォームを併用した業務効率化とは
公開日: 2021年9月29日
最終更新日: 2021年9月29日
「本コラムはビジネスパーソン向けのコラムです」
当院は、業務の効率化のために、朝礼等の業務連絡をSMS（ショートメールサービス）を用いて連絡しています。
今回は、ショートメールサービスとGoolgeフォームを併用した業務効率化の取り組みについてご紹介します。
SMSとは、携帯電話やスマートフォンに短いテキストによるメッセージを送受信するサービスです。
ショートメールは、個人の携帯間で短いテキストをやり取りしたり、セキュリティが求められる銀行などの本人確認を、暗証番号と携帯電話の二段階で認証するときに用いられています。
当院では、スタッフへの情報伝達に必要なコストを低減するために、株式会社ネクスウェイのショートメールサービスであるSMS LINKを採用しました。
SMS LINKのサービスの特徴としては、
以上の点が挙げられます。
サービスの詳細については、下記のリンクをご確認下さい。
→ 株式会社ネクスウェイ SMSLINK（外部リンク）
ショートメールサービスの最大の魅力は、メールの開封率です。
一般的な情報伝達には、Eーメールが使用されていますが、仕事などで日常的にE-メールを使わない人の中には、ほとんどメールを確認しない人もいると思います。
一方で、携帯電話に届くショートメールの場合は、ほとんどの人がメールが届いたら、すぐに開封しているのではないでしょうか？
メルマガの開封率が10％未満であるのと比較し、ショートメールの開封率・伝達率は90％以上とされています。
当院のスタッフの場合でも、ショートメールを送った際には、当日中に、スタッフ全員がメールを開封しています。
ショートメールは、必ず伝達されなければならない業務連絡にはうってつけではないでしょうか。
スタッフとの連絡方法として、ショートメールサービス以外の選択肢として、LINE WORKS、Chatwork、Slackなど様々なアプリも検討したのですが、
当院の業務連絡のためだけに、パートを含めたスタッフ全員にアプリの使い方を覚えて頂くのは忍びないと思い、誰もが使用できるショートメールを採用することとなりました。
ショートメールサービスにもデメリットがあります。
それは、送信ごとに文字数に応じた費用が発生すること、双方向の情報のやり取りができない（＊ 双方向の情報伝達が可能なサービスもあるようです。）点です。
送信数に応じて、送信単価は安くなりますが、当院の業務連絡で使う量だと、1通あたり10円前後がかかります。
また、個人用の携帯では、双方向に情報のやり取りができますが、パソコンからの一斉送信サービスだと、一方通行になります。
当院では、送信先からの返信が欲しい場合には、ショートメールにリンクを張り、グーグルフォームなどに入力してもらっています。
Googleフォームは、グーグル社が提供している無料のアンケートを作成し、分析できるサービスです。
Googleフォームの使い方については、別のサイトをご覧いただきたいのですが、行事への出欠確認や満足度調査など、様々なアンケート調査が可能です。
ショートメールサービスと、Googleフォームを併用すると、任意のスタッフに、簡単にアンケート調査ができます。
ショートメールサービスには、リンク先をクリックしたかどうかを確認する機能がついているため、誰がアンケートを見ていて、誰が見ていないかも簡便にチェックできます。
ご予約はこちら。画像をクリック
（１）ショートメールを各スタッフの携帯電話に送信します。
（２）リンクをクリックします。リンクをクリックすると、SMS LINKの制御画面で、電話番号毎にクリックの有無が確認できます。
（３）リンク先のグーグルフォームに名前とインフルエンザ予防接種の希望の有無などを入力します。
（４）グーグルフォームのアンケート集計機能を用いて、予防接種の希望者の確認ができます。
以上です。
ショートメールとGoogleフォームを併用する代わりに、1人1人に確認してもよいのですが、特定曜日しか来ないパートのスタッフに確認する場合や、スタッフの人数が増えてくると、かなりの手間となります。
今回は、SMS（ショートメール）と Goolgeフォームを併用した業務効率化の当院の取り組みを紹介しました。
皆さんのご参考になれば幸いです。
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